Une guest list sert à faire entrer un groupe ciblé sans paiement. Elle vit entièrement dans YOYAKU, à côté des billets payants et des RSVP tiers. Ce guide couvre le trajet complet d'une date : où trouver le lien, ce que l'invité voit, comment suivre les noms, et comment la porte s'en sert.
A guest list is how a targeted group enters without paying. It lives entirely inside YOYAKU, alongside paid tickets and third-party RSVPs. This guide walks a full date: where to find the link, what the guest sees, how to watch the names, and how the door uses it.
Une même date peut avoir trois files séparées. Elles ne se ressemblent pas, et elles ne se contrôlent pas au même endroit.
The same date can have three separate queues. They look different and they are checked in different places.
| File | D'où elle vient | Vérifiée comment |
|---|---|---|
| Billets payants | page tickets, paiement en ligne | code scanné à l'entrée |
| RSVP Shotgun / RA | site tiers (Shotgun, Resident Advisor) | par ce site tiers, à leur porte |
| Guest list YOYAKU | lien privé envoyé par l'équipe | par nom, à la porte YOYAKU |
| Queue | Where it starts | How it is checked |
|---|---|---|
| Paid tickets | tickets page, online payment | code scanned at the door |
| Shotgun / RA RSVP | third-party site (Shotgun, Resident Advisor) | by that site, at their door |
| YOYAKU guest list | private link sent by the team | by name, at the YOYAKU door |
Une guest list n'est pas un billet : pas de paiement, pas de scan. Si quelqu'un vous montre une capture d'écran avec un QR code, ce n'est pas une guest list, c'est un billet et c'est géré ailleurs.
A guest list is not a ticket: no payment, no scan. If someone shows you a QR-code screenshot, that is a ticket and it is handled elsewhere.
Préparée ne signifie pas ouverte. Toute nouvelle liste reste fermée jusqu’à votre action. Choisissez explicitement un quota ou « sans limite », et une heure de fermeture ou la fin locale de l’événement. Les anciennes listes déjà ouvertes conservent leurs conditions. « Fermer les inscriptions » suspend les rappels en attente et conserve les invités.
Prepared does not mean open. Every new list stays closed until you open it. Explicitly choose a capacity or unlimited, and a cutoff or local event end. Existing open lists keep their conditions. Close registration pauses pending reminders and preserves guests.
Comment se connecter : l’équipe YOYAKU · Interwave clique « Continuer avec Google » (compte @yoyaku.fr ou @interwave.live) ; un partenaire externe demande son lien de connexion par email. Les deux se retrouvent sur welcome.html.
How to sign in: YOYAKU · Interwave staff click “Continue with Google” (@yoyaku.fr or @interwave.live); an external partner requests a sign-in link by email. Both land on welcome.html.
Équipe YOYAKU × Interwave : le responsable ajoute votre adresse nominative et votre rôle. Depuis Marketing → Événements, ouvrez la fiche puis Personnes → Guestlist → Gérer la guestlist. Les coordonnées, exports et droits de porte dépendent de votre rôle.
Partenaire externe : ouvrez votre lien personnel de connexion reçu par email, puis le dashboard guestlist ou l’écran de porte de la date indiquée. Cet accès est limité aux événements et organisations qui vous ont été confiés ; il ne donne accès ni au cockpit global, ni aux alertes, aux acheteurs ou aux budgets. Un lien personnel de connexion ne se partage pas : c’est différent du lien d’inscription des invités.
Seule l’équipe autorisée prépare et ouvre une liste, règle son quota et sa fermeture, ou relie une feuille Google. Demandez au responsable un accès pour toute organisation supplémentaire. Inviter un collègue exige une délégation explicite et reste limité à votre événement et votre organisation. Si un accès est retiré ou refusé, contactez ce responsable ; un autre email ou une nouvelle connexion n’élargit pas vos droits.
YOYAKU × Interwave staff: the owner adds your personal email and role. From Marketing → Events, open the event, then People → Guestlist → Manage guestlist. Contact details, exports and door access depend on your role.
External partner: open your personal sign-in link received by email, then the guestlist dashboard or door screen for the specified event. Access is limited to the events and organizations assigned to you; it does not include the global cockpit, alerts, buyers or budgets. Do not share a personal sign-in link: it is different from the guest registration link.
Only authorized staff prepare and open a list, choose capacity and cutoff, or connect a Google Sheet. Ask the owner for access to any additional organization. Inviting a colleague requires an explicit delegation and remains limited to your event and organization. If access is removed or denied, contact that owner; another email or a new sign-in does not extend your permissions.
Un lien par organisation et par date. Une même date peut avoir plusieurs listes séparées. C'est ce lien que vous donnez aux artistes, aux promoteurs, à la presse.
One link per organization and event. An event can have several separate guestlists. That is the link you give to artists, promoters, and press.
Ouvrez le cockpit events /api/admin/events/cockpit.html. Ouvrez Personnes → Guestlist → Gérer la guestlist. Chaque organisation possède son état :
Open the events cockpit /api/admin/events/cockpit.html. Open People → Guestlist → Manage guestlist. Each organization has its own state:
| État | Bouton | Ce que ça fait |
|---|---|---|
| pas de lien | Préparer / Prepare | prépare une liste fermée, sans envoi |
| lien prêt | Ouvrir les inscriptions / Open registration | choisir quota et fermeture, puis ouvrir |
| State | Button | What it does |
|---|---|---|
| no link | Préparer / Prepare | prepares a closed list, without sending |
| link ready | Ouvrir les inscriptions / Open registration | choose capacity and cutoff, then open |
Cette page est lisible sans mot de passe, donc elle ne contient aucun lien d'invitation : allez le chercher dans le cockpit, Personnes → Guestlist → Gérer la guestlist, après ouverture des inscriptions. Envoyez-le en message direct ou par email, jamais dans une story Instagram publique ni dans une bio indexable : quiconque tient le lien peut ajouter des noms. Si un autre groupe a besoin d'une liste séparée, demandez un nouveau lien.
This page is readable without a password, so it carries no invitation link: pick it up in the cockpit under People → Guestlist → Manage guestlist, after registration has been opened. Send it by DM or email, never in a public Instagram story or in an indexable bio: anyone holding the link can add names. If another group needs a separate list, ask for a fresh link.
Lien perdu ou partagé par erreur : prévenez le responsable immédiatement. Une personne de l’équipe autorisée peut choisir Fermer les inscriptions pour suspendre les nouveaux noms et les rappels en attente, ou Révoquer pour rendre ce lien inutilisable. Les noms déjà inscrits restent conservés. Ne rouvrez pas un lien compromis : préparez une nouvelle liste et partagez son nouveau lien uniquement aux destinataires prévus.
Lost or accidentally shared link: tell the event owner immediately. Authorized staff can choose Close registration to pause new entries and pending reminders, or Revoke to disable the link. Existing names are preserved. Do not reopen a compromised link: prepare a new list and share its new link only with the intended recipients.
Le lien ouvre une page simple, sans connexion. L'invité y voit : la date, le lieu, l'adresse, comment s'y rendre, la line-up. La page choisit automatiquement sa langue parmi le français, l'anglais, l'espagnol et l'italien.
The link opens a clean page with no login. The guest sees: the date, the venue, the address, how to get there, the line-up. The page picks the right language automatically among French, English, Spanish and Italian.
L'invité remplit son vrai prénom, son vrai nom et son email, puis choisit qui l'a invité. Pour un +1, +2, +3, on bouge juste le compteur de groupe : les accompagnants n'ont pas de nom ni d'email à donner, parce qu'à la porte on compte les sièges sur le nom principal.
The guest fills their real first name, last name and email, then picks who invited them. For a +1, +2, +3, just move the party-size stepper: companions need no name and no email, because the door counts the seats against the main guest's name.
Juste après avoir validé, l'invité reçoit un email de confirmation qui nomme chaque siège de son groupe. Il reçoit ensuite un rappel la veille à 18 h, puis un autre le jour même à 11 h. Les deux sont envoyés à l'heure locale de la ville où se passe l'event.
Right after submitting, the guest gets a confirmation email that names every seat in their party. They get a reminder the evening before at 18:00, then another on the day itself at 11:00. Both are sent in the local time of the city where the event happens.
Si un invité appelle parce qu'il n'a rien reçu : vérifiez d'abord qu'il a bien validé (il a une page "noms ajoutés" qui confirme la prise en compte). S'il a validé mais que sa boîte est vide, regardez l'adresse qu'il a tapée, c'est presque toujours là que ça coince.
If a guest calls because they got nothing: first check they actually submitted (they see a "names added" confirmation page if they did). If they did submit and the inbox is empty, look at the address they typed, that is almost always where it breaks.
La liste de choix que voit l'invité est construite automatiquement : chaque artiste de la date, plus YOYAKU, plus une entrée "Autre" pour tout ce qui n'est pas listé. C'est ce choix qui remplit le reporting après l'event : on sait, ensuite, combien de personnes chaque artiste a amenées.
The choice list the guest sees is built automatically: every artist on the date, plus YOYAKU, plus an "Other" entry for anything not listed. That choice fills the post-event report: we know afterwards how many people each artist brought.
| Vous faites | Côté invité | Côté reporting |
|---|---|---|
| vous ajoutez un artiste à la line-up | il apparaît dans la liste | les nouveaux invités peuvent le choisir |
| vous retirez un artiste | il disparaît de la liste | les invités déjà comptés restent attribués à lui |
| You do | On the guest side | On the reporting side |
|---|---|---|
| add an artist to the line-up | they appear in the list | new guests can pick them |
| remove an artist | they disappear from the list | guests already counted stay attributed to them |
Changer la line-up après coup n'efface pas l'historique. Un artiste retiré de la date garde ses invités déjà comptés, parce que les RSVP ont été pris à un moment où il était sur la line-up. C'est normal : le reporting reflète ce qui a été dit à l'invité quand il a rempli le formulaire.
Editing the line-up afterwards does not erase history. An artist removed from the date keeps the guests already counted, because the RSVPs were taken at a moment when they were on the line-up. That is by design: the report reflects what the guest was told when they filled the form.
Le guest list dashboard /api/admin/guestlist/dashboard.html affiche toutes les entrées : qui est invité, par qui, combien de sièges dans chaque groupe. Si une feuille Google Sheet a été reliée et partagée par une personne autorisée, elle reflète cette liste. Préparer une guestlist ne crée ni ne partage de feuille.
The guest list dashboard /api/admin/guestlist/dashboard.html shows every entry: who is invited, by whom, how many seats in each group. If an authorized person has linked and shared a Google Sheet, it mirrors this list. Preparing a guestlist does not create or share a sheet.
Un badge d'intégrité en haut du dashboard vous dit si la feuille et notre liste sont d'accord :
An integrity badge at the top of the dashboard tells you if the sheet and our list agree:
| Couleur | Ce que ça veut dire | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| vert | la feuille et notre liste racontent la même chose | rien, tout roule |
| orange | écart détecté, le système repousse tout seul | alertez l’équipe via le dashboard événements si ça reste orange |
| Colour | What it means | What you do |
|---|---|---|
| green | the sheet and our list tell the same story | nothing, all good |
| orange | mismatch detected, the system is re-pushing on its own | alert the team via the events dashboard if it stays orange |
L'écran de porte est /api/admin/guestlist/door.html. Ouvrez-le sur un téléphone avec votre accès nominatif autorisé : équipe YOYAKU ou Interwave disposant du droit de porte, ou partenaire invité pour cette date et cette organisation. Le domaine de votre email ne suffit pas à donner accès. Tapez trois lettres du nom de famille.
The door screen is /api/admin/guestlist/door.html. Open it on a phone using your authorized personal access: YOYAKU or Interwave staff with door permission, or a partner invited for this event and organization. Your email domain alone does not grant access. Type three letters of the surname.
Vous voyez l'invité, le nombre de sièges dans son groupe, et qui l'a invité. Vous choisissez combien de ces sièges sont vraiment devant vous, et vous validez.
You see the guest, the number of seats in their party, and who invited them. You choose how many of those seats are really standing in front of you, and you validate.
Si quelqu'un a déjà été coché, l'écran le dit et affiche l'heure ainsi que la position de porte qui l'a fait. Deux entrées ne laissent jamais le même groupe entrer deux fois.
If someone has already been checked in, the screen says so and shows the time and which door position did it. Two entrances never let the same party in twice.
Le réseau tombe en plein rush : la recherche continue de marcher sur la copie déjà en mémoire, et vos check-ins se mettent en file. Un compteur montre combien attendent. Tout part dès que le signal revient.
The network drops in the middle of the rush: search keeps working on the copy already loaded, and your check-ins queue up. A counter shows how many are waiting. Everything goes out as soon as the signal returns.
Après accord de la personne responsable, ajoutez un nom depuis le dashboard guestlist, section Liens d’invitation → + Ajouter sur la bonne organisation. La liste doit être ouverte. Voir la section suivante.
With the event owner’s approval, add a name from the guestlist dashboard, under Invitation links → + Add for the correct organization. Registration must be open. See the next section.
Trois règles à tenir, même sous pression :
Three rules to hold, even under pressure:
Si l'écran de porte n'affiche rien du tout (liste vide, plus aucun nom) : utilisez la liste imprimée comme repli, et prévenez l’équipe YOYAKU via le dashboard événements ou events@yoyaku.fr. La liste imprimée est la seule source qui marche quand l'écran ne marche plus.
If the door screen shows nothing at all (empty list, no names left): use the printed list as a fallback, and alert the YOYAKU team via the events dashboard or events@yoyaku.fr. The printed list is the only source that still works when the screen does not.
Quelqu'un qui n'est pas sur la liste se présente à la porte en disant qu'il a été invité.Someone not on the list shows up at the door claiming they were invited.
Le réseau saute en plein milieu de la nuit, 12 groupes attendent.The network drops in the middle of the rush, 12 groups waiting.
Le badge d'intégrité du dashboard reste orange.The integrity badge on the dashboard stays orange.