Le pipeline en un regard
Sources : Google Calendar (Instore Paris / Barcelona / World) · Google Sheet tournées (admin) · Promoteur (portail)
↓ sync 2 min (cron) · projection Sheet · portail magic-link
DB events : rsvp_url + ticket_status + status = la vérité unique
↓ publication auto (≤ 5 min)
Public : yoyaku.fr/events · yy.link/recordstore · yy.link/yoyaku — plus jamais de copier-coller
Trigger : dès que rsvp_url est posé → email automatique aux inscrits notify-me (zéro CSV)
Interwave : fédération des artistes déjà en place ; à venir — SSOT promoteurs partagé.
Cycle de vie d'un événement — 5 étapes
- Créer la date. Le bon agenda (Instore Paris / Barcelona / World) ou le dashboard. Publié sur le site en ≤ 5 min. Titre : voir le guide de nommage (testeur de titre inclus).
- Compléter la billetterie. Cockpit → onglet Billets et visuels : lien
rsvp_url + statut (on_sale pour l'afficher). Si un promoteur gère la date : il pose le lien lui-même dans son portail.
- Les fans s'inscrivent. Notify-me sur /events et yy.link — email récolté AVANT même que la billetterie existe. Confirmation par email à chaque inscription (état : table ci-dessous).
- Le trigger part. Le lien est posé (équipe OU promoteur) → les inscrits reçoivent l'email automatiquement. Idempotent : re-poser le lien n'envoie rien en double. Cap 500 / envoi.
- Vérifier. Ouvrir /events puis les deux yy.link. Délais : 5 min (changement agenda), 2 min (enregistrement cockpit). Au-delà : #yoyaku-info ou b@yoyaku.fr.
Les 4 questions express
Mettre à jour un événement
- Titre, date, lieu, annulation : dans l'agenda d'origine (le calendrier est la source). Sync toutes les 2 min.
- Billetterie, affiche, promoteurs, communication : dans le cockpit, fiche de l'événement.
- Événement calendar : l'édition cockpit du programme est bloquée (la source est l'agenda) — c'est voulu.
Retirer / annuler un événement
- Annuler : cockpit → statut
cancelled ; ou retirer la date de l'agenda (le sync annule tout seul).
- La date disparaît du site et des linktrees (le public ne voit que
published).
- La suppression via l'API est un annulation douce : rien n'est jamais effacé définitivement.
- Prévenir les inscrits : l'annonce d'annulation passe par Communication (brouillon à relire, jamais d'envoi automatique non relu).
Ajouter un lien de billetterie (ticket link)
- Champ :
rsvp_url + ticket_status. Cockpit → Billets et visuels → enregistrer.
- Côté public, le bouton Tickets n'apparaît que si
on_sale + lien présent. sold_out garde la date visible.
- Promoteur : il pose le lien lui-même dans son portail (voir plus bas). Billetterie interne (Shotgun YOYAKU) : le promoteur ne peut pas écraser le lien.
- Poser le lien déclenche l'email automatique aux inscrits (état : table ci-dessous).
Avoir la liste des emails
- 3 audiences distinctes, à ne jamais additionner : alertes (notify-me), guestlist (invitations), acheteurs (commandes payées).
- Cockpit → onglet Personnes → vue Alertes / Guestlist / Acheteurs → export CSV (rôle requis).
- Exports directs :
subscribers.csv (alertes), shotgun.csv?format=simple (acheteurs), exports guestlist.
- Une inscription guestlist n'est pas un consentement marketing ; les coordonnées dépendent du rôle.
Promoteurs — le portail
- Invitation : fiche événement → onglet Promoteurs → lot d'invitations (préparer, vérifier, diffuser). Le promoteur reçoit un lien magique valable 14 jours (connexion par email, sans mot de passe).
- Dans son portail : il confirme ses coordonnées, pose son lien de billetterie, dépose l'affiche. Les demandes de changement de programme reviennent à l'équipe (source = agenda).
- États : lien ouvert ≠ coordonnées confirmées ≠ onboarding terminé (exige profil + affiche + billetterie).
- Il écrit dans la DB du site — le site, les linktrees et le Sheet se mettent à jour tout seuls ; et la pose du lien déclenche l'email aux inscrits.
- À venir : campagne d'invitation en masse à tous les promoteurs ; référentiel promoteurs partagé avec Interwave.
Automatisations — état live
| Chaînon | Effet | État |
|---|
| Ticket live — envoi auto | lien posé → email aux inscrits (cap 500, idempotent, pacing 200 ms) | ON |
| Email de confirmation d'inscription | notify-me → « email pris en compte, infos bientôt » avec désinscription | ON |
| Pré-annonce multi-dates | annonce groupée admin (1 clic, relue) | OFF |
| Tour Sheet — projection | DB → Sheet (colonne TICKETS = miroir du lien) | OFF |
| Tour Sheet — ingestion | ligne Sheet sans ID → création dans l'agenda World | OFF |
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